内部統制とは？購買部門が取り組むべき統制強化と購買管理システム活用ガイド【313社調査】

内部統制は、不正防止だけを目的としたルールではありません。企業が業務を適正かつ効率的に進め、報告の信頼性、法令遵守、資産保全を実現するための仕組みです。とくに購買部門では多くの業務が関係するため、統制が弱いと不正やミス、属人化につながりかねません。

そこで本記事では、内部統制の基本から、購買業務で起こりやすいリスク、統制強化の進め方、購買管理システムの活用方法まで解説します。

内部統制とは

内部統制とは、企業が目的を達成するために、日々の業務の中に組み込んで運用するルールや仕組みの総称です。経理部門や監査部門だけが担うものではなく、営業、購買、総務、情報システムなど、企業活動に関わるすべての部門が対象になります。

内部統制とあわせて登場することが多いのが、内部統制報告書です。内部統制報告書は、金融商品取引法に基づき、上場会社等が財務報告に係る内部統制の評価結果を報告するための書類です。非上場企業でも、IPO準備、親会社・取引先からの要請、監査対応、社内管理体制の強化といった観点から内部統制を整備するケースは少なくありません。 

また、内部統制を文書化する際によく使われるのが、いわゆる「3点セット」です。3点セットとは、一般に以下の3つを指します。

• 業務記述書
• フローチャート
• リスク・コントロール・マトリックス（RCM）

参考：金融庁｜内部統制報告制度に関する事例集

業務の流れ、想定されるリスク、リスクを低減するための統制活動を可視化する資料であり、購買業務であれば、申請から承認、発注、検収、請求確認、支払いまでの流れを整理する際に役立ちます。

購買業務で起こりやすい内部統制上のリスク

購買業務は、外部の取引先との接点が多く、金額・数量・納期・品質・支払い条件などの判断が日常的に発生する領域です。ルールや権限が曖昧なまま運用されると、不正やミスだけでなく、購買データの分散や確認工数の増加にもつながります。

ここでは、購買部門で注意したい内部統制上のリスクを解説します。

取引先との癒着や不正発注

特定の取引先への発注が偏っていたり、相場より高い価格での購入が続いていたりすると、癒着や不正発注のリスクが高まります。とくに、取引先選定の基準や承認ルールが明確でない場合、なぜその取引先を選んだのかを後から説明することが難しくなります。

こうした事態を防ぐには、取引先選定基準、相見積もりの条件、承認権限、発注先変更時の理由記録などを明確にすることが重要です。現場発注が多い企業では、現場担当者がどこまで判断できるのか、いくら以上の購買から購買部門や上長の承認が必要になるのかも、あわせて確認しておきましょう。

架空発注・水増し請求・検収漏れ

発注書や納品書、検収記録、請求書の照合が不十分だと、支払いミス、数量や単価の誤り、二重請求などに気づきにくくなります。また、購買担当者が発注から支払い確認までを一人で完結している場合、確認漏れや不正を発見する牽制が働きにくくなる点にも注意が必要です。

検収は、発注内容と納品内容が一致しているかを確認する重要な統制活動です。購買部門、現場、経理部門のどこが何を確認するのかを決め、発注、納品、検収、請求を紐づけて管理できる状態を整えておきましょう。

ルール外購買と購買データの分散

購買規程を整えていても、現場が個別ECサイト、電話、メール、立替精算などで購入していると、規程に沿わない形で購買が進んでしまうことがあります。こうしたルール外の購買が残っていると、どの部署が何を、どの取引先から、いくらで購入しているのかを十分に把握できません。

購買データが分散した状態では、コスト削減や取引先の集約、標準品の設定、不正の発見などが難しくなります。2025年MonotaRO調査でも、現場の間接材購買プロセスが各拠点・個人に依存し、統制やルール整備が不十分になりやすい状況が示されています。

少額・多品目・多拠点になりやすい間接材購買ほど、購買方法のばらつきを放置しないことが重要です。

購買部門が取り組むべき内部統制強化

購買部門の内部統制を強化するには、どのルールや証跡を整えるのかを明確にし、現場を含めて無理なく運用できる形に落とし込む必要があります。ここでは、購買部門が実務で取り組むべき統制強化策を解説します。

購買規程と承認ルールを明確にする

購買規程では、以下の点を明確にしましょう。

• 購買対象
• 申請方法
• 承認権限
• 見積取得の条件
• 発注先の選定
• 検収
• 支払い
• 例外処理

金額や購買カテゴリーに応じて誰の承認が必要かを決めておくと、現場判断だけで発注が進むことを防ぎやすくなります。

ただし、規程を作るだけでは統制は機能しません。現場がどのフローで申請すればよいのか、どの商品や購買先を利用すればよいのか、例外が発生したときは誰に相談するのかまで整理しましょう。

少額購買でも例外処理が多いと統制が弱くなるため、例外時の承認・記録ルールもあわせて定めておくことが重要です。

発注・検収・支払いの職務を分ける

内部統制では、職務分掌も重要です。職務分掌とは、役職や担当者ごとの役割・責任・権限を明確に整理し、配分する仕組みのことです。

具体的には、可能な範囲で発注する人、納品内容を確認する人、支払いを承認する人を分け、相互にチェックが働く体制を整えましょう。発注や検収、支払い承認の担当者を分けておくことで、内容の誤りや不正に気づきやすくなります。

ただし、人員体制によっては、すべての業務を完全に分けるのが難しい場合もあります。その場合は、上長承認や操作ログの確認、購買データの定期的な見直し、サンプルチェックなどで補完しましょう。あわせて、発注書・検収記録・請求書・支払依頼を紐づけて管理しておくと、後から誰が何を確認したのかを追いやすくなります。

取引先選定と価格妥当性の確認を標準化する

取引先を選ぶ際は、価格や納期、品質、取扱品目、過去の取引実績などの基準を決めておくことが重要です。取引先を担当者の経験や慣習だけで決めていると、「なぜその会社に発注したのか」「価格は妥当だったのか」を後から説明しにくくなります。

一定金額以上の購買や継続取引では、相見積もりの結果や価格改定の理由、選定理由、代替先の有無などを記録しておくと、判断の妥当性を確認しやすくなります。

ただし、間接材のように少額の商品を多数購入する場合、すべての発注で相見積もりを取ると、現場や購買部門の負担が大きくなりかねません。そのため、標準品を設定したり、承認済みのカタログ購買を活用したりするなど、統制を保ちながら効率よく購買できる仕組みを整えることが大切です。

購買履歴・承認履歴・検収履歴を残す

内部統制を機能させるには、ルールを決めるだけでなく、ルールどおりに処理されたことを確認できる記録を残す必要があります。購買業務では、以下の点で「後から追える状態」にしておくことが重要です。

• 誰が申請・承認したのか
• 何をどの取引先に発注したのか
• 数量・単価・納期はどうだったのか
• 誰がいつ検収し、請求・支払いまで確認したのか

記録が分散していると、監査対応や原因調査の際に確認に時間がかかります。購買履歴や承認履歴、検収履歴を一元管理できる仕組みを整えれば、必要な情報を確認しやすくなり、統制の実効性を高められます。

購買管理システムで内部統制を強化する方法

内部統制の強化策を、手作業だけで運用し続けるのは容易ではありません。そこでおすすめなのが、購買管理システムの導入と運用です。申請から承認、発注、検収までの流れをシステム上で処理し、履歴を電子データとして記録できれば、購買の透明性や正当性を担保しやすくなります。

ただし、購買管理システムは、導入するだけで内部統制が完成するものではありません。承認ルール、権限、購買データ、運用ルールを適切に設計して初めて、統制強化の効果が生まれます。

実際、2025年MonotaRO調査では、購買管理システムを導入している企業が約75％である一方、そのうち業務効率化を実感している企業は約65％にとどまることが示されています。導入後に効果を出すには、システム上で統制が機能する運用設計が欠かせません。

ここでは、購買管理システムで内部統制を強化する方法を3つ紹介します。

申請・承認フローをシステム上で統一する

購買管理システムを活用する際は、申請・承認フローをシステム上で統一することが重要です。部署や拠点ごとに申請方法が異なると、購買規程に沿った運用がしにくくなるためです。たとえば、購買金額や商品カテゴリーに応じて承認ルートを設定しておけば、誰が確認すべきかが明確になります。

ただ、現場にとって使いづらいシステムだと、従来の方法で購買が進んでしまいかねません。その場合、申請・承認・発注の履歴がシステム上に残らず、内部統制を十分に機能させにくくなります。そのため、商品検索や再注文、承認依頼などをスムーズに行える導線を整え、現場担当者も無理なく利用できる状態にすることが大切です。

権限管理と操作ログで不正を抑止する

購買管理システムでは、担当者ごとに利用できる機能や操作範囲を分けることが重要です。誰でも自由に発注・承認・変更できる状態だと、不要な発注や不適切な承認が起こりやすくなります。現場担当者は申請まで、上長は承認まで、といった形で役割を分けておきましょう。

操作ログや変更履歴を残しておくことも大切です。誰が、いつ、何を申請・承認・変更したのかを後から確認できる状態にしておくことで、不正やルール違反の抑止につながります。

購買データを可視化し、改善に活用する

購買管理システムを活用する際は、購買データを可視化し、改善に活用することが重要です。購買履歴が見えていないと、どの部署が、どの拠点で、何を、どの取引先から購入しているのかを十分に把握できません。

また、購買データを分析することで、重複購買や拠点ごとの価格差、標準品としてまとめられる商品、ルール外購買の兆候なども把握しやすくなります。

内部統制は、一度ルールを整えて終わりではありません。購買データを定期的に確認し、承認ルールや購買先、標準品の見直しにつなげることで、統制を保ちながら購買業務を改善しやすくなります。

より詳しくは下記の関連記事をご覧ください。

関連記事「購買統制とは？ルール整備・承認フロー・強化手順を解説」

購買状況に合わせたエンタープライズモノタロウの活用方法

購買統制を強化する方法は、企業の購買状況によって異なります。すでに購買管理システムを導入している企業と、これから購買管理を整えたい企業では、必要な仕組みや導入の進め方が変わるためです。

なかでも間接材購買は、多くの部署や拠点が関わる少額・多品目の購買が中心となるため、管理が行き届きにくいと感じる企業が多い領域です。

そこで、モノタロウでは間接材購買の全社管理に特化したサービス「エンタープライズモノタロウ」を提供しております。

間接材の全社購買状況を可視化し、管理を強化できるのがエンタープライズモノタロウの強みです。詳しくは、「購買状況を可視化したい」のページから活用方法をご覧ください。

関連事例：見えない購買をやめたらコスト削減とガバナンス強化が見えてきた。可視化ではじめる調達DXの第一歩（パナソニック ホームズ株式会社様）

エンタープライズモノタロウでは、企業の状況に合わせて、間接材購買管理に特化したソリューションとして「モノタロウ ONE SOURCE Lite」と「モノタロウ PunchOut」をご用意しています。

購買管理をこれから整える場合はモノタロウ ONE SOURCE Lite

購買管理システムをまだ導入していない企業や、まずは間接材購買から統制を整えたい企業は、モノタロウ ONE SOURCE Liteがおすすめです。モノタロウ ONE SOURCE Liteは、商品検索から申請、承認、購買履歴の確認までを一つの流れで進めやすい、ECサイト一体型の購買管理ソリューションです。

最初から全社的な大規模システムを導入するのではなく、間接材購買からスモールスタートできる点も特徴です。承認ワークフローや請求明細データを活用すれば、誰が、何を、どのような流れで購入したのかを把握しやすくなります。結果として、ルール外購買や証跡不足を抑えながら、購買データの可視化や運用定着にもつなげられます。

EC一体型購買管理ソリューション「モノタロウ ONE SOURCE Lite」資料はこちら

既存購買システムがある場合はモノタロウ PunchOut

すでに購買管理システムを利用している企業は、モノタロウ PunchOutがおすすめです。モノタロウ PunchOutは、自社の購買管理システムとモノタロウの商品カタログサイトを連携できる仕組みです。既存の申請・承認フローを変えずにモノタロウの商品検索・購買を利用できるため、現場の利便性を高めながら、購買履歴を既存システム上で管理できます。

たとえば、現場担当者はモノタロウの商品カタログから必要な間接材を探し、申請・承認・発注履歴の管理は自社の購買管理システム側で行えます。個別ECサイトや都度見積もりで進んでいた購買を、既存の購買管理システムを通して管理できるようになれば、システム外購買を減らし、間接材購買の統制強化につなげられます。

購買管理システムとカタログ連携「モノタロウ PunchOut」の資料はこちら

よくある質問

ここでは、内部統制を検討する際に疑問になりやすい内容をQ&A形式で解説します。

内部統制と内部監査は何が違いますか？

内部統制は、業務を適正に進めるための仕組みです。一方、内部監査は、その仕組みが有効に整備・運用されているかを、独立した立場で確認する活動です。

購買部門では、承認ルール、職務分掌、検収、証跡管理などを内部統制として整え、内部監査で発注履歴、検収記録、承認履歴などを確認する流れになります。

内部統制3点セットは必ず作る必要がありますか？

3点セットは、業務プロセス、リスク、統制活動を可視化するために実務上よく使われる資料です。

ただし、必ず同じ様式で作らなければならないわけではありません。重要なのは、購買業務の流れ、リスク、統制活動を説明できる状態にすることです。

内部統制報告書はすべての企業に必要ですか？

内部統制報告書は、主に上場会社等が金融商品取引法に基づいて提出する制度対応の書類です。非上場企業でも、IPO準備、親会社・取引先からの要請、監査対応、業務効率化、不正防止のために内部統制を整える価値はあります。

購買部門では、報告書提出の有無に関係なく、承認、検収、支払い、購買データ管理を整えることが重要です。

まとめ

内部統制は、不正防止だけでなく、業務効率化、報告の信頼性、法令遵守、資産保全を支える仕組みです。購買部門では、取引先選定、承認、発注、検収、支払い、購買データ管理が内部統制上の重要なポイントになります。

とくに間接材購買は、少額・多品目・多拠点になりやすく、現場ごとに購買方法が分散すると、ルール外購買や証跡不足が起こりやすくなります。購買管理システムを活用すれば、申請・承認フロー、権限管理、操作ログ、購買履歴を一元管理しやすくなり、内部統制の実効性を高めやすくなります。

エンタープライズモノタロウの詳細は、下記資料3点セットからもご覧いただけます。