購買マスタの管理工数はなぜ減らないのか？
マスタ肥大化を防ぐEC活用法

購買マスタの修正業務に追われ、戦略的な仕事に手が回らない。こうした状況に課題を感じている調達担当者の方は多いのではないでしょうか。その原因の一つが、ローカルカタログ（※）の肥大化です。品目数は増える一方なのにメンテナンスに割ける人員は変わらず、型番の重複や廃番の放置が積み重なっていきます。

※ローカルカタログ：サプライヤーの商品情報（単価、品目など）をCSVやExcelなどの静的ファイルとして作成し、企業の購買システム内に登録して利用する電子カタログのこと。導入が容易で不正購入を防ぎやすい反面、定期的なメンテナンスが必要になります。

本記事では、ローカルカタログが肥大化する構造的な原因を整理したうえで、管理対象の「仕分け」によってメンテナンス工数を軽減するという考え方をご紹介します。

購買マスタの管理工数が膨らみ続ける構造とそのリスク

「型番が正しいか確認してほしい」「この品目は廃番ではないか」「同じ商品が複数出てくるがどれを選べばよいのか」こうした問い合わせへの対応やマスタ修正の作業が日々発生し、まとまった時間を確保しにくいと感じている購買担当者の方は多いのではないでしょうか。

こうした工数の増加は、ローカルカタログの肥大化と深く関係しています。

同じメーカーの同じ製品であっても、代理店A経由の型番と代理店B経由の型番が異なるケースは珍しくありません。さらに、過去の統合や組織変更で旧コードが残存し、1つの商品に対して3つも4つもマスタレコードが存在する事態が発生します。商流が増えるほど型番の重複は積み重なり、ローカルカタログの品目数は膨らみ続けます。

加えて、発注頻度の高い主要品目は全体の2割程度に過ぎず、残り8割は年に数回しか発注しないロングテール品であることが一般的です。

▼図：企業の購買品の構成イメージ

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図のとおり、1年間で1回しか購入しない品目が7割を占めるケースも珍しくありません。こうした低頻度品は価格改定や廃番情報の反映が後回しになりやすく、情報の劣化が進みやすい領域です。こうした課題は製造業のカタログ管理課題として語られることが多いものの、実際には小売チェーンの店舗備品、サービス業のオフィス消耗品、物流拠点の梱包資材など、間接材を扱うあらゆる業種で共通して見られます。

こうした構造を放置した場合、大きく2つのリスクが生じやすくなります。

1つ目は、管理工数の圧迫です。型番の重複対策が追いつかないと、同じ商品を異なる価格で発注してしまう可能性が出てきます。この「どれが正か」を判定する突合作業や、ロングテール品の価格・廃番情報の確認作業は、品目数に比例して増え続けます。結果として、購買担当者の業務時間の多くがマスタ修正に費やされ、サプライヤー交渉や支出分析といった業務に時間を割きにくくなります。
2つ目は、カタログ外調達の増加です。「検索しても該当品が出てこない」「見つかっても価格が改定前のままで、どれを選べばよいかわからない」。こうした経験が重なると、現場としてはカタログ以外の手段で調達を進めるほうが早い、という判断になりやすくなります。電話やメールでサプライヤーに直接発注し、後から伝票だけ回すといったケースが少しずつ増えていくと、購買データの網羅性が下がり、コスト分析や支出の可視化の精度にも影響が出てきます。購買集約の観点からも望ましい状態とはいえず、ローカルカタログの管理や更新が追いつかないことが、購買プロセス全体の見通しを立てにくくする要因になり得ます。

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ローカルカタログの「一部」をECカタログに置き換えるという考え方

ここまで見てきた課題に対して、「担当者の努力で何とか回している」という企業は多いのではないでしょうか。しかし、人員が限られる中で数万件規模のローカルカタログを常に最新に保ち続けるのは、現実的には難しくなりつつあります。

ここで注目されているのが、ローカルカタログの全品目を自社で管理し続けるのではなく、低頻度・低単価の品目に絞ってECカタログに置き換えることで、ローカルカタログの管理対象を絞り込むという考え方です。

これは購買マスタの管理業務そのものをなくすという話ではありません。戦略品目は従来どおりローカルカタログで管理し、ロングテール品や価格交渉の実益が薄い間接材に絞ってECに置き換えることで、限られたリソースを効果の高い領域に集中させるという考え方です。EC連携の接続方式には、パンチアウト方式や一体型の購買管理ソリューションなど複数の選択肢があり、いずれも自社の購買プロセス（申請・承認・発注・検収）を維持したまま、EC側の商品データベースを参照できる仕組みになっています。

ローカルカタログからECカタログに置き換えた品目の管理負荷がどのように変わるかについては、下記のように整理することができます。

管理項目	ローカルカタログで管理する場合	ECに置き換えた場合
価格情報の更新	サプライヤーからの通知を受けて手動反映	EC側がリアルタイムで自動更新
廃番・後継品の反映	担当者が気づいた時点で対応（遅延リスクがある）	EC側が商品情報として即時反映
商品画像・仕様情報	自社で用意・登録が必要（多くは未整備）	EC側が標準で提供
新商品の追加	都度、マスタ登録申請と承認が必要	EC側の品揃え拡充で自動的にアクセス可能
メンテナンス工数	品目数に比例して増加	該当品目分の工数はほぼゼロに

こうして見ると、低頻度・低単価品のECカタログ置き換えとは、ローカルカタログの中で特にメンテナンスの手間がかかりやすい領域を、カタログ管理を本業とする事業者に委ねる行為ともいえます。ローカルカタログ全体を廃止するのではなく、自社で管理すべき品目と外部に任せられる品目を切り分けることで、メンテナンス工数にメリハリをつけられる点が、間接材EC連携の大きなメリットです。

ローカルカタログとEC併用で成果を上げた企業の活用例

ローカルカタログを維持しながらECカタログへの部分的な置き換えを進めた企業の活用例をご紹介します。

ある企業では、数万点規模のローカルカタログを運用していましたが、カタログ登録依頼やマスタメンテナンス（型番・価格の更新）にかかる工数が大きな負担となっていました。少額品であっても都度見積もりを取得する運用が残っており、見積で削減できる金額よりも、担当者の作業時間の方がコストとして大きくなるケースも発生していました。

加えて、同一サプライヤーの商品が複数の型番でカタログに登録されているなど、マスタの整理が追いつかない状態が続いていました。その結果、現場では「検索しても目的の商品にたどり着けない」状況が生まれ、カタログを経由しない調達が徐々に増えていました。

同社では、まず自社の購買実績データを棚卸ししたうえで、モノタロウの営業担当に相談、カタログ外購買や都度見積もり品のデータを提供し、どの程度の品目がECでカバーできるか（カバー率）の分析を依頼しました。この分析結果をもとに、低頻度・低単価のロングテール品からECへの置き換えを段階的に進めていきました。既存の主要サプライヤーとの商流はそのまま維持し、ローカルカタログの中でメンテナンスの負荷が高い領域に絞ってEC連携を導入するという進め方です。

その結果、EC連携を開始した領域では、まず調達部門において、対象品目のマスタ修正作業（型番の突合、価格更新、廃番確認など）が不要になり、メンテナンス工数の削減につながりました。これにより、ロングテール品の管理に費やしていた時間を、見積精査やサプライヤー交渉といった業務に充てやすくなったという声が挙がりました。

現場側にも変化がありました。これまでローカルカタログで検索しても目的の商品が見つからず、購買部門への問い合わせや個別の手配に時間がかかっていたのが、ECカタログ上で商品画像を見ながら選べるようになったことで、発注までのリードタイムが改善しました。「画像があるので探しやすい」という現場からの声は、カタログ経由での調達率の向上にもつながっています。

関連資料▶「間接材カタログ購買で成果を上げた成功事例集」

まずは自社のローカルカタログの棚卸しから

本記事では、ローカルカタログの肥大化が生む構造的な課題と、低頻度・低単価品をECに置き換えることで管理工数を軽減するという考え方をご紹介しました。

とはいえ、「どの品目がECで代替できるのか」は、自社のデータだけでは判断が難しい部分でもあります。活用例でご紹介したとおり、まずはローカルカタログの品目リストを棚卸しし、ECサプライヤーに引き当て分析を依頼することで、「EC置換率」を把握するところから始めてみてはいかがでしょうか。

モノタロウでは、購買実績データをお預かりし、どの程度の品目がECでカバー可能かを分析するご相談を随時承っています。「自社のローカルカタログがどの程度EC対応可能か知りたい」「今の運用が最適か客観的に確認したい」といった段階からでもお気軽にお問い合わせください。企業様の環境に合った接続方式のご相談もお受けしております。