会計システムを変えずに
経理の手入力を削減するCSV連携活用術

月末月初の請求処理に追われる経理担当者の方にとって、発注件数に比例して増え続ける仕訳の手入力は大きな負担です。件数の多さに追いつかず、かといってシステムを変えるのも難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、会計システムを一切変えずに、購買システム経由で発注する際に、明細メモ機能の活用と購買データのCSV連携により、経理業務の手入力を大幅に削減できる実務フローを解説します。購買システムの活用が、購買部門だけでなく経理部門の業務効率化にもつながる事例をあわせてご紹介します。

経理の生産性を下げる「見えないボトルネック」の正体

多くの経理部門で業務過多の根本原因として挙げられるのが「仕訳の手入力」です。製造業・建設業・プロジェクト型ビジネスを展開する企業では、個別原価計算のためにプロジェクト番号・仕入先・勘定科目ごとに1件ずつ仕訳を入力する作業が日常的に発生しているのではないでしょうか。

発注件数が増えるほど仕訳入力の件数も比例して増え続け、月末月初にはプロジェクト番号・勘定科目ごとに何百件もの請求書を一つひとつ転記する作業が経理部門の生産性を大きく下げています。

さらに問題なのは、このボトルネックが見えにくい点です。経理担当者が手入力にどれほどの時間を費やしているかは数字として表れにくく、改善の優先順位が上がりにくい傾向があります。

こうした状況に対し、「手入力を減らすにはシステムを改修するしかない」と考える担当者は少なくありません。会計システムの刷新には要件定義・テスト期間・追加コストが伴うため、改善に踏み切れないままでいる経理部門は少なくありません。

大きなシステム改修は不要。CSV活用が変える仕訳業務

しかし実際には、現在利用している購買システムにすでに備わっている機能を活用するだけで、会計システムを一切変えずに経理処理を効率化できるケースが多くあります。その鍵となるのが、購買担当者が発注時に勘定科目やプロジェクト番号などの必要情報を入力し、そのデータをCSV化して会計システムへ流し込む運用です。国内で広く利用されている会計ソフトの多くは、CSV形式のデータをインポートする機能を標準搭載しています。会計システムとの連携方法は各社の環境によって異なりますが、既存のシステムを刷新することなく運用を改善できる点が大きな特長です。

具体的な業務フローは以下の3ステップで構成されます。

Step1：購買担当者が発注時に、必要項目【例：勘定科目・プロジェクト番号・部門コードなど】を入力する

Step2：月次でCSVをダウンロードし、会計ソフトのインポート用フォーマットに合わせて加工する
※加工方法はExcelでの手作業から、マクロや外部ツールを用いた半自動化まで、各社の環境により異なります。

Step3：整備済みのCSVを会計ソフトへ取り込む

購買データのCSVと勘定科目の紐付けルールを一度整備してしまえば、以降は毎月の定型作業として定着させることができます。毎月繰り返していた手入力作業と比べて工数が大幅に削減されるだけでなく、転記ミスや勘定科目の誤分類リスクも根本から抑制できます。

間接材購買管理プラットフォーム「モノタロウONE SOURCE Lite」（※1）では、「明細メモ機能」を用いて、勘定科目など自社が必要とする情報を発注時に入力することで、情報が紐づいた請求明細データ(CSV)をダウンロードできます。この明細メモの入力項目は自社の運用に合わせて自由に設定可能で、最大3項目まで「勘定科目」や「費用負担先」など独自の項目名に変更できます。

こうして整ったCSVデータを会計システムにアップロードすることで、手入力による仕訳作業の手間を省き、請求処理を円滑に行うことが可能です。

（※1） モノタロウONE SOURCE Lite：モノタロウが自社開発した、導入・月額費0円のECサイト一体型購買管理ソリューションです。これにより「購買コスト削減」と「購買の見える化」を実現し、間接材の管理購買が可能となります。

▼利用イメージ：明細メモ・請求明細データ

EC一体型購買管理ソリューション「モノタロウ ONE SOURCE Lite」資料はこちら

モノタロウ ONE SOURCE Lite活用企業の経理効率化事例

モノタロウONE SOURCE Liteで経理業務を効率化した事例をご紹介します。 

活用事例：カナデビア株式会社様

カナデビア株式会社（旧 日立造船株式会社）では、各現場で必要となる少額の副資材などを現場担当者が通販サイトやホームセンターで直接手配し、購入後に経理部門へ事後精算を申請するケースが常態化していました。経理担当者はその申請を受け取るたびに、プロジェクト番号・仕入先・金額を1件ずつ会計システムへ手作業で入力しなければなりませんでした。月次で600〜800件ほど発生する注文に対し、関連部門トータルで1件あたり約40分を要しており、毎月約450時間という膨大な処理業務が経理部門をはじめとする各部門に重くのしかかっていました。

この状況を根本から変えたのが、「注文時点での情報入力」と「CSVを活用した会計システムへの一括連携」という運用の見直しです。従来は購入後に経理部門が事後処理として手入力していたプロジェクト番号などの情報を、現場の要求部門が注文時点で入力する運用に切り替えました。入力された情報は請求明細データに連動して反映され、システムから出力されるCSVを会計システムへ一括アップロードする専用アプリケーションを独自に開発したことで、経理担当者が1件ずつ手作業で行っていたプロジェクト番号の紐付け入力が完全に不要となりました。この会計システムとの連携設計においては、モノタロウの担当営業が仕様の確認や運用設計の段階から伴走し、スムーズな導入を支援しています。

結果として、かつて月約450時間発生していた経理処理業務はゼロに削減されました。経理担当者は月末月初に何百件もの仕訳を手入力する作業から解放され、他の業務へ時間を充てられるようになっています。

カナデビア株式会社様の事例詳細はこちら

活用のポイント：現場への入力ルール周知

現場への運用定着において、よくある課題が「現場担当者が何をどう入力すればよいかわからない」という点です。勘定科目・部門コード・社内管理番号など、普段の業務で馴染みのない情報を求められると、入力を省略したり誤った内容を入力したりするケースが生じます。そうなると、せっかく整備したCSV連携の仕組みも機能しません。

モノタロウ ONE SOURCE Liteでは、管理者権限を持つ担当者が「お知らせ掲示機能」を通じて、発注画面上に案内を表示することができます。勘定科目表や入力ルールをまとめたPDFへのリンクを掲示しておくことで、現場担当者は発注のたびに「どのコードを入力すればよいか」をその場で確認できます。多くのご利用企業様でこの機能を活用した入力ルールの周知が行われており、現場への浸透をスムーズに進める手段として定着しています。

現場が正しく入力できる環境が整うことで、経理担当者が後から内容を確認・修正する手間が不要になります。「入力漏れがあったから現場に確認する」「コードが違うから差し戻す」といったやり取りがなくなり、CSVをそのまま会計システムへ流し込める状態が実現します。

▼使用イメージ：入力ルールに関する資料の格納先・URL

自社に合った運用を、今日から検討する

会計システムを変えることなく、購買データのCSV活用と明細メモへの情報入力という運用の見直しによって、経理処理業務で発生するプロジェクト別・勘定科目別などの手入力作業は大幅に削減できます。

仕組みの整備と同時に、現場の購買担当者が発注時に正しく情報を入力できる環境を構築することが、効果を最大化するポイントです。入力ルールが明確であれば、CSVに必要な情報が揃いやすくなり、経理側での確認・修正作業を大幅に減らすことができます。

自社の管理項目に合わせた入力ルールの設計や現場への浸透方法など、具体的な活用方法についてはモノタロウの担当営業へご相談ください。