ID共有が不正の温床に？
放置された「野良ID」のリスクと、手間をかけない解決法

システムのユーザーID管理を後回しにしていませんか？管理者が把握していないID、いわゆる『野良ID』は、不正購買や内部統制上のリスクを生み出します。本記事では、モノタロウの管理者メニューを活用した購買履歴の確認方法や、社員番号によるID管理など、企業のガバナンスを守る実践的な手法をご紹介します。

ID管理は「重要だけど、正直手が回らない」

「ID管理の重要性は理解しているが、優先度の高い業務が常に発生するため、つい後回しになってしまう」という声もあれば、実は「現場に任せているから大丈夫」と、その重要性を過小評価してしまっているケースも少なくありません。

しかし、このように優先度がなかなか上がらない状況や、現場任せで放置された小さな管理のほころびが、実は企業のガバナンス（統制）を根底から揺るがす大きなリスクに直結していることは、意外にも見落とされがちです。

利便性を優先した『現場任せ』の運用は、いざ不適切な購買があった際に、管理者が『誰が、いつ、何を、誰の承認で買ったのか』を証明できない状況を招きます。問題が起きてから気づいても、その時点では対応が後手に回ってしまいます。

関連記事▶「内部統制とは？購買部門が取り組むべき統制強化と購買管理システム活用ガイド【313社調査】」

把握できていない「野良ID」が生むリスク

購買管理におけるID管理の不備は、「野良ID（管理者が実態を把握できていないID）」という形で顕在化します。野良IDとは、主に以下の3つの状態を指します。

①複数人で1つのIDを共有している「ID共有」の状態

製造部門で1つのID、設備管理チームで1つのIDといった運用をしている場合、そのIDを使って誰が買ったのかを特定できません。

②退職者や異動者のIDが削除されず放置されている状態

退職者ID削除忘れは、本人が既に在籍していないにもかかわらず、パスワードを知っている誰かがそのIDを使い続けられる危険性を生みます。

③誰が使っているか管理者が把握できていない「実態不明ID」

過去に作成したものの、現在の使用者や使用目的が不明なIDが社内に散在しているケースが該当します。

実際にあるお客様では、管理者が「IDは2つしか発行していない」と認識していた裏で、実は30人以上の従業員がIDを共有して使い回していました。この事例は、モノタロウ営業担当から管理者へ購買実績データを共有した際、保有IDの数と実際の納入先数の不一致から偶然発覚しました。管理者自身では把握しきれない実態が社内に潜んでいたのです。

この「ブラックボックス化」した状態は、単に記録が不正確という話にとどまりません。いざ監査や調査が入った際、「誰が何を、いつ購入したのか」を証明できず、内部統制上の課題として指摘される可能性があります。日頃から購買プロセスの透明性を確保し、実態を可視化しておくことで、万が一の際にも即座に事実を特定し、管理者として適切な説明ができる状態を維持できます。

では、現場の利便性を損なわず、かつ管理者の負担を増やさずに、この「健全な管理状態」へとシフトするにはどうすればよいのでしょうか。

ID管理を「楽にする」ための解決策

その答えは、管理者の業務負荷を増やすことではなく、システムが提供する機能を賢く活用することにあります。モノタロウONE SOURCE Lite* の管理者メニューを使えば、管理工数を最小限に抑えながら、前述した3つの「野良ID」状態を効率的に解消できます。

*モノタロウONE SOURCE Lite：モノタロウが自社開発した、導入・月額費0円のECサイト一体型購買管理ソリューションです。これにより「購買コスト削減」と「購買の見える化」を実現し、間接材の管理購買が可能となります。

EC一体型購買管理ソリューション「モノタロウ ONE SOURCE Lite」資料はこちら

【対策1】ID共有の解消は「一人一ID」の原則から

ID共有の状態を解消する最も効果的な方法は、一人ひとりにIDを付与することです。承認者が「誰の購買か」を特定できない状態では、どれだけ複雑な承認フローを作っても形骸化します。まずは購買業務に関わる社員全員にIDを割り当てることが、すべての管理施策の前提となります。

モノタロウの管理者メニューでは、新規ID発行が簡単に行えます。管理画面から必要事項を入力するだけで、数分でIDを発行できます。また、企業ごとに命名規則（社員番号、メールアドレス等）を柔軟に設定できるため、各社の運用に合わせたID管理が可能です。

▼モノタロウONE SOURCE Lite ユーザー登録管理画面

【対策2】退職者ID削除忘れは「定期棚卸」で防ぐ

退職者ID削除忘れを防ぐためには、人事異動のタイミングで定期的にID棚卸を実施する体制が効果的です。管理者メニューでのID削除は数クリックで完了するため、四半期に一度、管理者メニューで全ID一覧を確認し、退職者や異動者のIDを削除する運用により野良IDの発生を大幅に抑制できます。

具体的には、管理者メニューから出力した購入履歴データを活用します。直近の利用実績がないIDをリストアップし、人事部門の在籍情報と照合することで、削除すべきIDを効率的に特定できます。

ID件数が多い場合や一括で処理したい場合は、「モノタロウONE SOURCE Liteユーザー情報一括登録シート」をダウンロードのうえ、担当営業やプレミアムコールセンターに対応依頼も可能でございます。実施時に不明点がある場合は、遠慮なくお問い合わせください。

▼ユーザー一覧画面から、IDを個別で削除する場合

【対策3】実態不明IDの可視化：管理者メニューで「誰が何を買ったか」を把握する

誰が使っているか把握できていない実態不明IDの問題は、まず現状を可視化することから始まります。購入履歴の閲覧機能や請求明細データで、「誰が何を買ったのか」の確認が可能です。

管理者メニューにログインすれば、「現在何個のIDが存在するか」「各IDの最終ログイン日時」「購買履歴や使用頻度」といった基本情報を即座に確認できます。このような情報を基に、各部署の責任者に「このIDは誰が使用しているか」を問い合わせることで、実態不明IDやID共有の実態を特定していくことが可能です。

▼請求明細データ

これらの対策に共通するのは、「システムが提供する機能を活用することで、人的な管理負荷を最小化できる」という点です。ID管理の強化は、管理者が個々の購買申請を逐一チェックすることではなく、「異常があった時に追跡できる仕組み」を整えることが重要です。

実際の活用事例：個別ID化と定期管理で購買の透明性を確保

実際にモノタロウONE SOURCE Lite管理者メニューを活用して、ID管理体制を再構築した企業の事例を紹介します。

従業員約200名の製造業の企業では、5つのIDを複数部署で共有しており、誰が何を購入したか追跡できない状況が課題でした。月間の購買件数は100件以上に上るものの、購買履歴の確認方法が確立されておらず、予算管理も困難な状態でした。

管理者が過去6か月分の購買履歴を分析したところ、想定以上に深刻な状況が判明しました。実質的には20名が購買業務に関わっており、5つのIDで20名の購買行為を管理していたのです。誰がその商品を買ったのか完全にブラックボックスになっており、内部統制上、看過できない状態でした。この事実を受け、管理者は早急にID管理体制の再構築に着手しました。

まず、購買担当者全員に個別IDを付与し、社員番号を活用した命名規則（「社員番号_姓」形式）に統一したことで、購買履歴を確認した際に誰が購入したか一目で分かる状態を実現しました。

また、四半期ごとにID一覧を出力し、人事部門の在籍情報と照合する運用を開始しました。この定期チェックは1回あたり30分程度で完了し、退職者ID削除忘れのリスクを継続的に管理できる体制が整いました。

結果として、購買履歴が個人単位で追跡可能になり、「どの部署のどの担当者が、どのような資材をどの程度の頻度で購入しているか」が明確になりました。監査対応の際にも「購買プロセスにおける本人特定の仕組み」を説明できるようになり、ガバナンス体制の評価が向上しました。管理者からは「以前は『誰が買ったか分からない』状態が当たり前だったが、今は異常があればすぐに気づける」、現場からは「共有IDの順番待ちがなくなり、必要なときに購入できる」という声が上がっています。

関連資料▶「解決エピソードが満載！エンタープライズモノタロウ ご利用企業様の活用事例集」

貴社の「ID実態調査」から始めませんか？

ID管理の改善を検討する際、多くの管理者が最初に直面するのが「現状把握」の壁です。特に複数拠点を持つ企業や、長年にわたってID管理が放置されてきた企業では、「現在何個のIDがあり、誰が使っているのか」を正確に把握すること自体が困難な場合があります。

誰が何を購入したかを見える化する環境の構築は、管理者としての重要な責任です。問題が顕在化してから対応するのではなく、今から準備を始めることが重要です。そうは言っても、モノタロウONE SOURCE Liteの管理者機能を活用すれば、想像以上に簡単にID管理を実現できます。

すでにモノタロウONE SOURCE Liteをご利用の企業様であれば、まず自身でできることとして、管理者メニューにログインし、現在登録されているID一覧・各IDの最終ログイン日時・購買履歴を確認することから始められます。この情報だけでも、「使われていないID」「使用頻度の高いID」が一目で分かります。ログイン方法や操作方法が不明な場合は、担当営業またはカスタマーサポートにお問い合わせいただければ案内いたします。

また、以下のようなケースでは、担当営業にご相談ください。

・購買パターンから「複数人で共有されている可能性があるID」を特定したい

・社員が一般サイトmonotaro.comで個人購入・立替精算を行っており、管理者が購買実態を把握できていない

いずれの場合も、購買データを分析し、登録されているIDの一覧・利用状況・共有が疑われるIDなどを整理してご提供します。自社のID実態を把握するところからサポートが可能です。

企業ごとに事情は異なります。「全社員への一斉付与は難しい」という場合でも、まずは使用頻度の高いIDやリスクの高いIDから段階的に改善していくアプローチが有効です。貴社の状況に応じた最適な方法を、一緒に検討できます。

「自社に何個のIDが存在するか、正確に把握できていない」「ID共有が常態化しているが、どこから手をつければいいか分からない」「拠点が多く、本社だけでの管理は限界がある」このような課題がございましたら、まずはお気軽にご相談ください。