全国に何百もの店舗を展開する小売業やサービス業では、備品の管理と購買活動が煩雑さを増し、効率化が常に求められています。備品の適切な管理と効率的な購買は、各店舗の業務を円滑に進めるために不可欠であり、企業のコスト削減やガバナンス強化にも大きく寄与します。本記事では、多店舗型ビジネスにおける備品購買の課題と、その効率化方法について詳しく解説します。今後の事業運営に役立てるヒントを提供できれば幸いです。
※本記事は無料資料「多店舗・多拠点型ビジネスの備品購買・管理を効率化しコストを減らすには？」をもとにしています。より詳しい情報が欲しい方はぜひダウンロードください。

備品購買とは？多店舗型ビジネスならではの課題

備品購買はどの企業にも存在する業務ですが、特に多くの拠点・店舗を持つ企業においては、その管理が煩雑になりやすく、多くの課題が生じやすい領域です。ここでは、多店舗型ビジネスならではの備品購買の課題を紐解いていきます。

備品（用度品）とは

備品（用度品）とは、企業で使用する物品の中で、顧客に直接提供される商品以外の、業務で使用する全ての製品を指します。例えば下記のようなものが該当します。

• 衛生品（紙ナプキン、ウエス、ビニール手袋、マスク、おしぼりなど）
• 消耗品（感熱ロール紙、ラベル、テープ、袋など）
• 事務用品（コピー用紙、筆記用具、ファイル、名札入れなど）
• 器具・設備・什器（厨房用品、食器、計量器、洗車道具、作業台、ショーケース、台車、椅子や机など）
• 被服（エプロン、制服、作業服、作業靴など）
• メンテナンス用品（工具やペンキ、ねじ、設備の部品、オイルなど）

多くの企業の購買業務において、飲食業における原材料の調達や小売業における商品仕入れなど、顧客に直接提供される商品・原料の購買は既にプロセスが確立している企業が多いでしょう。一方で、備品購買はプロセスが確立できておらず、旧来の購買方法を続けている企業が多く見られます。その結果、購買品目数・必要数が非常に多く、購買業務や在庫管理などで多くの手間や課題が発生しています。

多店舗型ビジネスは購買の管理が大変である

多店舗型ビジネスにおいて各店舗・拠点での備品管理は容易ではない作業です。特に、小規模な店舗や拠点が多数存在する場合、本社が各店舗・拠点の備品購買を細かく管理・統制することは難しくなります。これにより、管理の難易度は上がり、管理のために多くのリソースや時間を必要とします。

購買工数の増大

備品購買は品目数も多く、購買業務自体に工数を取られてしまうケースが多くなります。

備品購買は大きく分けると、各店舗で購買するケースと、購買管理者（代理発注者）が全社分まとめて発注する２つのケースがありますが、どちらにおいても、備品購買に時間を取られて他業務を圧迫することが課題となります。

各店舗で購買するケースの場合、ホームセンターに都度買いに行く工数や、購買自体に時間をとられるリスクが発生します。外食産業のような多くの現場では、日々のオペレーションが優先されるため、消耗品や備品が急遽必要になっても、そもそも買いに行く人手をすぐには割けないケースも多いでしょう。さらに、都度購買においては、立替精算の手間が現場・経理担当者双方に発生します。

一方、本社の購買管理者が全社分代理発注する場合、多くの店舗や拠点があるほど発注にかかる工数は膨大になります。各店舗のニーズを細やかに把握して対応する必要がある他、各店舗からの問い合わせや在庫状況の確認などにも追われることになります。

企業によっては、発注業務を専任で担う人材がいない場合も多く、他業務との兼任によって発注対応が遅れがちになることも少なくありません。

ガバナンス強化の必要性

企業にとってガバナンス強化が重要である昨今において、多拠点を持つ企業の購買管理は課題を抱えています。

特に各店舗に購買を任せている場合、それぞれが異なる店舗で購入し立替精算をしているため、領収書を見てもその明細が分からないケースも発生します。

購買の透明性は大きな課題となりますが、店舗が多ければ多いほど細やかな管理は難しく、効率的な方法の導入が求められます。

在庫コストを低減したい

小売業・サービス業などにおいては、各店舗に備品を置く在庫スペースが限られていることも課題の一つとなります。

すぐに必要となる消耗品や、突発的に必要となるメンテナンス品など、膨大な品目を全て店舗在庫することは現実的ではありません。

一方、店舗で使う備品を全社で共通在庫する場合でも、各店舗で必要なすべての物品を在庫し、発送するには大きな物流コストや管理工数がかかってしまいます。

在庫スペース・コスト削減の観点から、在庫の最適化・最小化をしていくことも必要です。

多店舗型ビジネスとECカタログ購買は相性が良い

具体的な課題感を紹介してきましたが、先に挙げたような多店舗型ビジネスの購買課題と相性が良いのが「ECカタログ購買の導入」です。

カタログ購買とは、製品情報をまとめた電子カタログを利用して、企業内でオンライン発注ができるサービスを指します。

サプライヤーが製品情報をまとめたカタログ（パンチアウトカタログ）なら、ユーザーにとってはECサイトで買い物をするような使用感で購買ができ、購買管理者にとっては全社の購買を集約して管理・統制することができます。

各店舗IDからのECサイトからの購入により購買工数を大きく減らすとともに、IDの管理・請求は本社で一括で行うことができ、購買状況もすべて自動で可視化できます。

また、ECサプライヤーから各店舗で必要な備品が必要な時に直送されるため、在庫コストも削減することができます。

より詳細な内容を知りたい方へ

こちらでは、多店舗型ビジネスにおける備品購買の具体的な課題感と解決方法をお伝えしました。しかし、実際の解決イメージや、ECを使用する際の懸念等も気になるところです。

多店舗型ビジネスの備品購買事例と、従来の購買方法との使い分け・管理統制についての詳細は、無料の資料「多店舗・多拠点型ビジネスの備品購買・管理を効率化しコストを減らすには？」にて全貌をお読みいただけます。

資料内では、外食業企業様の実際の解決事例・その他多数のサービス・小売業の方のご体験も詳細に紹介しております。ぜひ購買管理の一助としてお役立てください。

※こちらの記事に掲載しているページを含む全20ページの資料となっております。

■多店舗・多拠点型ビジネスの備品購買・管理を効率化しコストを減らすには？　無料ダウンロード

内容

• 多拠点・多店舗ビジネスにおける購買管理の課題
• 実際に購買管理に課題を抱えていた企業の成功事例
• 多店舗型ビジネスの備品購買を最適化するには
• モノタロウ大企業向けサービスを多店舗型ビジネスにおいて活用するヒント