１. 従来の資材調達方法の問題点

社内備品ストック管理の手間や管理コストの問題

従来、当社では備品を自社で在庫し管理するという制度がありました。社内でまとめて保管する工具類、手袋、蛍光灯、ウエスなどの備品、システムの担当部署が管理するCD、DVD、LANケーブルやハブといったメディア関連やOA/PC用品、3カ月に一回全社でまとめて発注する事務用品など多岐に渡る間接資材が備品ストック品に該当します。

当社は本社、支社、営業所、工場含め40以上の拠点がありますが、主力工場には150以上の部署があり、まとめて発注した備品の仕分けの時期になると、事務用品は庶務担当が数時間かけて仕分けをし、それぞれ管轄する部署に持ち帰るという業務がありました。また、在庫となったOA/PC用品や工具などの備品を管理する手間やコスト、ストックしている場所から使用場所へ配送するためのコストがかかることが問題となっていました。さらに、多くの在庫を抱えることから、キャッシュフロー上も好ましい制度ではありませんでした。

標準購買品/標準外購買品の調達の手間やコストの問題

備品ストック品以外に、社内で購入する頻度や量がある程度決まっている標準購買品と、それ以外の細々とした都度発注による標準外購買品があります。どちらも商品を使用するのは各現場の従業員ですが、発注業務は庶務担当が行いますのでその都度依頼をしないといけません。庶務を通じた商品の取り扱い、価格、納期の確認、見積もり依頼などの業務が発生し、非常に手間がかかっていました。［参考資料：図1］

また、特に地方の営業所や山間部に設置された現場事務所などでは、近くに販売店もなく、出入りの業者もなかなか来てくれないので必要な商品が簡単に購入できません。結果、発注のほとんどを支社/支店へ依頼することになりますが、比較的都市部にある支社/支店を通じて注文を受けた業者はその都度地方まで配送してくれず、一度支店に届けられた商品を各営業所へ再配達をする必要がありました。

ここにも再配達という無駄なコストがかかっていたのです。

現金精算処理による「見えない購買」の問題

また、特に地方の営業所等では、支社/支店に依頼をする以外に、現場作業に必要な商品を自ら購入し後で現金で精算処理をする、ということも日常的に行われていました。

この現金精算による処理では「何をどれだけ購入したか」という購買の記録が残らないので、実際の購買の中身が見えず不透明な購買が存在していました。

２. 外部購買管理システムの導入

購買管理システム導入の経緯

従来から抱えていた様々な場所や局面での間接資材購買の手間やコストを削減し、現金精算による処理で見えなかった購買の可視化を図るため、2003年から外部購買管理システムを導入することになりました。

40を超えるどの拠点からでもシステムを通じた間接資材の購入が可能であるという点で、庶務担当者の業務量を削減するだけなく、地方での備品購入で発生していた発注処理や配送コストの面での高い改善効果を期待して導入を決定しました。

MonotaRO導入の経緯

当初、購買管理システムは事務用品の発注を想定して導入したのですが、先述のとおり、工具類など現場向けの商品は備品ストックと備品ストック以外の購買品、そして地方における現場担当者の現金精算による処理にて調達される部分が残ってしまいます。そこで、べんりねっとの運営元であるカウネットに相談したところ、事務用品はもちろん、それら現場で必要となる工具や部品などをMonotaROが一手に扱っているというサービスを知り、2010年6月より利用を開始しました。

３. 導入後の効果

短納期調達の実現により備品ストックが不要に

購買管理システムを導入する以前は、「備品をストックする」という制度の下で、管理コスト（定期的な在庫チェック/都度発注など）、ストック場所から使用場所への配送コスト、その他にも庶務、システム部門、購買担当部門などで発生する手間や時間といった見えないコストが発生していましたが、購買管理システムの導入により、商品の検索から見積り依頼、発注、支払処理までがシステムを通じて可能になり、各納品先までの個別配送も可能となりました。また、納期がすぐに把握できしかもほとんどが翌日納品と早い 全社で利用できた結果、庶務、システムの担当部署、資材調達担当部門などこれまで煩雑な備品管理に関わっていた者の業務量が格段に削減されました。

標準購買品/標準外購買品の発注の手間や再配達のコスト削減

備品ストック以外の標準購買品や標準外購買品に関しては、どちらも必要となった時点でその都度発注をしますが、特に標準外購買品は、たくさんの細々としたものをその都度発注するので、その度に「商品を探す」「見積りを取る」手間が発生していました。

各々の現場で必要となる細々とした商品もMonotaROとの連携で探す手間なく調達することが可能となり、発注業務そのものも飛躍的に簡素化されたことは間違いありません。ある程度社内で使う頻度、量が決まっている標準購買品に関しては、それなりの購入量になるため、より低価格で仕入れることが求められ、これらの商品に対しては価格比較を行った上で購買管理システム上での購買先を決定していますが、そこも今ではMonotaROからの購入が半分ほどになっています。品揃えだけでなく、価格の面でも満足できる商品が多いということです。

また発注時に納品先を指定し個別配送してもらえるので、課題であった地方における自社拠点間での再配達のコストも解消しました。

地方における調達の手間やコストも削減　現金精算処理がなくなり、「購買の見える化」が実現

地方の営業所でも山間部に設置された現場事務所でもシステムを通じて現場の従業員自らが発注できるようになりました。わざわざ支社/支店に発注を依頼する必要も、依頼を受けた側が商品を探し回る必要もありません。

わざわざ買いに出かける必要もなくなり、現金精算のみの処理による購買の不透明性も解決されました。全てがシステムを通じた購 買に置き換わることで、「いつ、誰が、何を、どれだけ、いくらで購入したか」がすべて特別な手間をかけることなく記録に残るようになったからです。どんな小さな金額の商品の購買も全てデータ化され、「購買が見える」ようになりました。

間接資材なら何でも売っているMonotaROはとても魅力的！！

MonotaROの魅力は何と言っても圧倒的な品揃えです。作業工具やはんだ関連商品、電気材料、設置工事関連商品など、これまで都度見積りを取って購入していたような商品もすべてMonotaROで販売しています。べんりねっとが連携している間接資材関連のサプライヤーは他にもいくつかありますが、必要な商品はMonotaROで探して、まとめて調達することができるので、他を検討する必要はありません。実際、これまでの累計では数千を超えるアイテムをMonotaROで購入しています。これまではこれらひとつひとつの仕入れ先を探して見積りを取っていた、と考えると、MonotaROを利用することであきらかに相当な手間が省けました。［参考資料：図2］

間接資材で当社が一番よく購入している標準購買品の半分もMonotaROで購入しています。品揃えはもちろん、価格メリットも享受できる利便性がある証拠です。

連携を開始して数年が経過しましたが、毎月MonotaROで購入する商品の数が増えています。また、ホームページやカタログには商品ひとつひとつの納期が記載されていますので、発注側からわざわざ納期確認をする必要もありません。どんな場所からでも、欲しい商品をすぐに検索、確認、注文することができ、そして配送も早いのです。実際、購買担当部門では間接資材を調達したり管理したりする時間が削減された分、より付加価値の高い直接資材の仕入れ業務に充当する時間がより多く持てるようになりました。直接資材は購入金額が大きいので見積りや検討をすることによるコスト削減の効果はとても大きいものになります。

このように、間接資材の調達方法を見直すことが人件費や配送コストの削減だけでなく、直接資材の購入金額の削減にもつながり、結果的に大きなコスト削減につながっているのです。

４. 今後のMonotaROに期待すること

さらに販売商品を拡大して、利用者側が購入できる商品を増やしていただきたいです。また、MonotaROのオリジナル商品も低価格が魅力的でよく利用しています。こちらも今後さらに商品が増えると現在使用している他社商品からの切り替えの検討ができますので、引き続き魅力的なPB商品の投入にも期待しています。