間接材購買を管理するシステムとは？種類・選び方を解説

間接材購買とは、工具、消耗品、備品、事務用品など、日々の業務を支える物品を調達する業務です。一つひとつの購入金額は小さく見えても、拠点・部署・担当者ごとに発注先や購入品目が分散すると、コスト増加、業務負荷の増大、承認作業の煩雑化、購買データの分散につながります。

こうした課題を改善するには、間接材の購買プロセスをシステム上で管理し、購買先、購買品目、承認フロー、購買データを一元化することが重要です。ただし、「間接材購買システム」という特定ジャンルの製品だけを探せばよいわけではありません。

本記事では、間接材購買をシステムで管理する考え方、直接材購買との違い、大企業313社調査で見えた課題、導入前に検討すべきポイント、システム選定の考え方を解説します。あわせて、間接材購買の改善方法として、エンタープライズモノタロウでできることも紹介します。

間接材購買システムとは

まず、間接材購買システムとはなにかについて、仕組みや種類、主な機能について解説します。

はじめに理解しておきたい点は、「間接材購買システム」とは、特定の製品を指すわけではないということです。間接材購買システムの中には、間接材の購買に特化した購買管理システムや、直接材と間接材の両方を管理できる購買管理システムもあります。

そのため、間接材購買システムを検討する際は、特定の製品ジャンルとして見るのではなく、「間接材の購買管理をどう改善するか」という視点で考えることが重要です。

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間接材購買を一元管理するための仕組み

間接材購買システムとは、工具、備品、消耗品、事務用品などの間接材を購入する業務を、システム上でまとめて管理するための仕組みです。商品検索、見積、申請、承認、発注、納品確認、購買データ管理など、間接材購買に関わる一連の業務を一元化できます。

間接材は現場ごとに必要な品目が異なり、少額の購買も多く発生します。そのため、担当者が個別に商品を探したり、メールや紙で申請したり、部署ごとに異なる発注先を使ったりすることは珍しくありません。こうした状態では、購買状況を全社で把握しにくく、発注業務の手間や管理負荷も大きくなります。

間接材購買システムを活用すると、「誰が、何を、どこから、いくらで買っているか」を把握できます。結果として購買業務の効率化、コスト管理、内部統制の強化につなげやすくなります。

間接材購買を管理するシステムの種類

間接材購買をシステムで管理する方法は、大きく分けて「間接材特化型」と「オールラウンド型」の2つがあります。

	間接材特化型	オールラウンド型
特徴	備品、消耗品、工具、事務用品など、 間接材の購買管理に特化した仕組み	直接材と間接材を含め、 購買プロセス全体を管理する仕組み
向いている企業	・間接材の発注先を集約したい企業　　　　　　　　　　　　　　　 ・現場の購買業務を効率化したい企業 ・少額・多品種の購買を管理したい企業	・直接材・間接材をまとめて管理したい企業 ・購買対象が広い企業既存システムと連携して全社の購買データを管理したい企業
システム例	ビズネット べんりねっとなど	Ariba Coupa PROCURESUITEなど

間接材だけを効率よく管理したい場合は、間接材特化型が選択肢になります。一方で、直接材も含めて全社の購買プロセスを統制したい場合は、オールラウンド型の購買管理システムが検討対象になります。

どちらが優れているかではなく、自社の購買対象、既存システムの有無、管理したい範囲、現場での使いやすさに合わせて選ぶことが大切です。

間接材購買の管理に必要な主な機能

間接材購買をシステムで管理する場合は、単に発注できるだけでなく、現場が使いやすく、管理部門が購買状況を把握しやすい機能が必要です。

主な機能は、以下の通りです。

機能	役割
カタログ購買	あらかじめ登録された商品や推奨品から購入できるようにする
カタログ購買（ローカルカタログ）	自社の購買システム内に登録した商品や推奨品・標準品から購入できるようにする
パンチアウトカタログ連携　　　　　　　　 （外部カタログ購買）	購買管理システムからサプライヤーが提供する電子カタログ・ECサイトに接続し、 選択した商品情報をもとに申請・承認・発注できるようにする
商品検索	必要な備品、工具、消耗品などをシステム上で探せるようにする
申請・承認ワークフロー	購買申請から承認までをシステム上で進める
発注管理	発注内容、発注先、発注状況を管理する
購買データの可視化	購買金額、品目、取引先、部署別の利用状況を確認する
既存システムとの連携	会計システム、ERP、基幹システムなどと連携する

機能を考える際は、「現場の発注負担を減らす機能」と「管理部門が統制を効かせる機能」に分けて見ると、自社に必要な要件を判断しやすくなります。

現場向けには、商品検索、カタログ購買、再注文、購買履歴の確認、納期確認、申請のしやすさなどが重要です。一方で、管理部門向けには、承認ルート設定、購買データ管理、ルール外購買の抑制、取引先・品目の集約、既存システムとの連携などが求められます。

現場の使いやすさだけを重視すると統制が弱くなり、管理部門の都合だけを優先すると現場に定着しにくくなるため、システムを選ぶ際は、発注しやすさと管理しやすさの両面から確認することが大切です。

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大企業調査で見えた間接材購買の課題

間接材購買を改善するには、自社でどのような課題が起きているのかを把握しておくことが大切です。課題が曖昧なままシステムやソリューションを導入しても、発注先の分散、承認ルールのばらつき、購買データの分断といった問題が残り、期待した効果を得にくくなります。

特に大企業では、拠点数、部署数、品目数、取引先数が多くなりやすく、間接材購買の課題が見えにくくなる傾向があります。ここでは、間接材購買で起こりやすい課題を確認しながら、どのような点を見直すべきかを解説します。

課題1：購買品目や発注先が分散している

間接材は、工具、消耗品、備品、事務用品、研究用品、設備関連品など、対象となる品目が幅広い領域です。そのため、部署や拠点によって別々の取引先、商店、ECサイトなどを使って発注しているケースも珍しくありません。

購買品目や発注先が分散すると、同じ商品を部署ごとに違う価格で購入したり、似たような商品を重複して購入したりする可能性があります。さらに、取引先が増えるほど、請求処理、納期確認、問い合わせ対応、取引条件の管理などの業務も煩雑になります。

課題2：承認フローや購買ルールが統一されていない

間接材購買は少額の購入が多いため、現場判断で発注されやすい傾向があります。必要なものをすぐに購入できる点は現場にとって便利ですが、承認基準や購入ルールが曖昧なままだと、不要な発注、重複発注、ルール外購買が発生しやすくなります。

管理部門から見ると、どの部署が何を購入しているのか把握しづらくなります。一方、現場担当者から見ると、「どの金額から承認が必要なのか」「どの商品は自由に買ってよいのか」「例外時は誰に確認すべきか」が分かりにくくなり、申請や承認に余計な手間がかかります。

課題3：購買データがまとまらず、分析に使えない

発注履歴や購入金額が部署ごと、担当者ごと、Excelごとに分散していると、全社の購買状況を正確に把握できません。どの商品をどのくらい購入しているのか、どの取引先への支出が多いのか、どの部署で購入頻度が高いのかが見えなければ、改善すべきポイントも判断しづらくなります。

モノタロウの調査でも、間接材購買では調達データの整備が進まず、戦略的な意思決定に十分活用されていない実態が示されています。

購買データが整っていない状態では、コスト削減余地、発注頻度、取引先の偏り、納期遅延、標準品への切り替え余地などを分析できません。その結果、「なんとなく購買コストが高い」「現場の手間が多い」と感じていても、具体的な改善策に落とし込みにくくなります。

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課題4：現場担当者の発注・申請・承認対応の負担が大きい

間接材購買では、現場担当者が本来業務の合間に、商品選定、見積取得、申請書作成、承認依頼、発注、納期確認などを行うことがあります。手続きが複雑だと、必要な物品をすぐに手配できず、現場業務に影響が出てしまいます。

モノタロウの調査でも、現場の間接材購買プロセスでは、発注先や価格が分かりにくいこと、手続きが煩雑で時間がかかること、承認対応や経理書類作成の負担などが課題として挙げられています。

ただし、現場の負担を減らさないまま管理だけを強化すると、システム外で購入する、承認を後回しにする、ルールを守らずに発注するといった行動につながる可能性があります。そのため、間接材購買を改善するには、管理部門の統制と現場担当者の使いやすさを両立させることが重要です。

間接材購買をシステムで管理して改善できること

間接材購買システムを導入する際は、機能の多さや知名度だけで判断せず、自社の購買実態に合うものを選ぶことが大切です。管理したい購買範囲、品目数、取引先数、既存システムとの関係、現場での使いやすさによって、適したシステムやソリューションは変わります。

そこで、間接材購買システムを選ぶ際に確認しておきたいポイントを解説します。

購買先・購買品目を集約・管理できる

間接材購買をシステムで管理すると、利用できる購買先や購入できる品目を明確にしやすくなります。推奨品や標準品を設定すれば、現場担当者が毎回自由に商品を探す状態から、会社として管理された購買に近づけることができます。

購買先や品目が集約されると、同じ商品を部署ごとに別々の価格で購入する、似た商品を重複して購入する、割高な取引先から発注するといった無駄を抑えやすくなります。請求処理や取引先管理の負担も軽くなり、管理部門が購買状況を把握しやすくなる点もメリットです。

既に現場でニーズがある・使われているサプライヤーが電子カタログを提供していれば、そちらにスムーズに接続できるかを確認しておくと良いでしょう。

申請・承認フローを標準化できる

間接材購買をシステム上で管理すると、購入金額、品目、部署、役職などに応じて承認ルートを設定できます。

紙やメールで申請・承認を行う場合、申請先や承認状況が分かりにくくなることも少なくありません。システム上で承認フローを統一すれば、申請から承認までの流れを明確にできます。

承認ルールが明確になると、現場担当者は「どの金額から承認が必要なのか」「どの商品は自由に購入できるのか」を判断しやすくなります。管理部門も、誰が申請し、誰が承認したのかを履歴として確認できるため、ルール外購買の抑制や内部統制の強化につなげられます。

購買データを可視化し、コスト削減に活用できる

間接材購買をシステムで管理すると、購買金額、購買頻度、品目別支出、取引先別支出などをまとめて確認できます。

部署ごと、担当者ごと、Excelごとに購買情報が分かれている状態では、全社で何をどれだけ購入しているのかがうまく見えません。購買データを一元化することで、支出の多い品目や、発注が集中している取引先を把握できます。

購買状況が見えるようになると、購入先の集約、標準品の設定、価格交渉、在庫の適正化などに活用できます。たとえば、同じ商品を複数の部署で別々に購入している場合は、購入先や商品をまとめることで、無駄な支出を抑えられます。

現場の発注作業を効率化できる

間接材購買をシステム化すると、現場担当者は商品検索から申請、発注、納期確認までを一つの流れで進められます。管理部門のためだけでなく、現場の発注作業を減らせる点も大きなメリットです。

従来は、商品を探す、見積を取る、申請書を作る、承認依頼を出す、納期を確認するといった作業を、現場担当者が本来業務の合間に行う必要がありました。カタログ検索、購買履歴、再注文機能、納期確認などを活用できれば、必要な商品を探す時間や、発注前後の確認作業を削減できます。

間接材購買のシステムを導入する前に検討すべきこと

間接材購買の課題を改善するには、システムやソリューションの導入が有効です。ただし、現状の購買実態や社内ルールが曖昧なまま導入すると、既存の非効率をそのままシステム上に移すだけになる可能性があります。

そこでここでは、間接材購買のシステムを導入する前に検討すべきことについて解説します。

現在の購買品目・発注先・購入金額を棚卸しする

まず確認すべきなのは、現在の間接材購買の実態です。何を、どの部署が、どの取引先から、いくらで購入しているのかを洗い出しましょう。あわせて、取引先数、品目数、発注頻度、月間・年間の購入金額も確認します。

棚卸しが不十分なままシステムを導入すると、発注先が多すぎる状態や、同じような品目を部署ごとに別々に購入している状態が、そのまま残ってしまいます。結果として、購買データはシステム上に集まっても、コスト削減や業務効率化につながる判断材料として使いにくくなります。

推奨品・標準品を決める

間接材購買を管理するには、現場が自由に購入できる状態のままにせず、推奨品・標準品をあらかじめ決めておくことが重要です。購入できる品目の基準を明確にすれば、部署ごとの判断のばらつきを抑えられます。

たとえば、事務用品、工具、消耗品、備品など、購入頻度の高いものは推奨品や標準品として登録しておきます。現場担当者は候補の中から選べるため、商品選定に迷いません。管理部門にとっても、購入品目を一定の範囲に絞れるため、価格、品質、納期、管理方法を統一できます。

承認ルールと例外対応を決める

間接材購買では、通常時の承認ルールだけでなく、緊急購入や例外対応のルールまで決めておくことが重要です。承認ルールが曖昧なままだと、部署や担当者ごとに判断が分かれ、申請の遅れやルール外購買につながります。

承認ルールを設計する際は、購入金額、品目、部署、役職などに応じて基準を決めます。たとえば、一定金額未満は現場承認で進める、特定の品目は管理部門の確認を必要にする、高額な設備関連品は上長承認を必須にする、といった形です。基準を明確にしておけば、現場担当者も判断に迷いません。

既存の購買管理システムや会計システムとの関係を確認する

すでに購買管理システムと類似のソリューション、ERP、会計システムなどを導入している場合は、新しいシステムを追加する前に、既存システムとの役割分担を確認しましょう。間接材購買向けの仕組みを新たに導入するのか、既存システムにカタログ購買や外部ECを連携するのかによって、選ぶべき方法は変わります。

たとえば、既存システムで承認フローや購買データを管理している場合、新しい仕組みをそのまま追加すると、入力先や確認先が増えて運用が複雑になる可能性があります。一方で、現場が外部ECで個別に発注している場合は、既存システムと外部ECを連携することで、現場の購買体験を改善できます。

間接材購買システムの選び方

間接材購買システムは製品ごとにカバー範囲や得意領域が大きく異なるため、機能比較だけで選ぶと自社の購買実態に合わないシステムを選んでしまうリスクがあります。間接材は品目数や取引先数が多く、現場担当者と管理部門の双方が日常的に利用するため、自社特有の事情に合うかどうかを多面的に確認する必要があるためです。

そこでここでは、間接材購買システムを選定する際に押さえておきたい6つの確認ポイントを解説します。

間接材特化型かオールラウンド型かを確認する

まず確認すべきなのは、自社がどの範囲の購買を管理したいのかです。間接材の購買だけを効率化したい場合は、間接材特化型の購買管理システムや、カタログ購買に強いソリューションが選択肢になります。

一方で、直接材も含めて購買全体を管理したい場合は、オールラウンド型の購買管理システムが向いています。直接材と間接材の両方を一つの仕組みで管理できれば、購買プロセス全体の標準化やデータ活用を進めやすくなります。

どちらが適しているかは、企業規模だけで決まるものではありません。自社の購買範囲、購買管理体制、既存システム、管理したいデータの粒度、現場での使いやすさを踏まえて選びましょう。

自社の購買対象・品目数・取引先数に合っているか

システムを選ぶ際は、自社でよく購入する品目をどこまでカバーできるかを確認しましょう。間接材は、工具、消耗品、備品、事務用品、研究用品、設備関連品など、扱う品目が幅広い領域だからです。

取引先をどこまで集約できるかも重要です。取引先が多いままでは、請求処理や納期確認、問い合わせ対応の負担が残りやすくなります。購買先や品目を集約できれば、管理部門は購買状況を把握しやすくなり、現場担当者も商品を探しやすくなります。

品目数や取引先数が多い企業では、検索性、カタログ管理、購買データの集約機能が特に重要です。単に機能が多いかではなく、自社の購買実態に合っているかで判断しましょう。

現場が使いやすい購買画面・検索性があるか

間接材購買システムを選ぶ際は、現場担当者が迷わず使える画面かどうかを確認することが重要です。実際に商品を探し、申請・発注まで行うのは現場担当者だからです。

必要な商品を探しにくい、申請手順が分かりにくい、過去に購入した商品を再注文しにくいといった状態では、現場で使われません。その結果、システム外で個別に購入したり、従来の発注方法に戻ったりして、購買データが再び分散してしまいます。

確認すべきポイントは、商品数、検索のしやすさ、購買履歴からの再注文、納期表示、申請画面の分かりやすさなどです。現場が無理なく使える仕組みにすることで、システムの利用率が上がり、間接材購買の管理も定着しやすくなります。

承認ワークフローと購買統制に対応できるか

間接材購買システムを選ぶ際は、承認ワークフローに対応できるかも確認が必要です。購入金額、品目、部署、役職などに応じて承認ルートを設定できれば、社内ルールに沿った購買を進めやすくなります。

また、誰が申請し、誰が承認したのかの履歴が残ることも重要です。承認履歴が残れば、後から購買内容を確認しやすくなり、ルール外購買の抑制や内部統制の強化につながります。

特に大企業では、購買金額や取引先数が多く、部署ごとに購買ルールが分かれやすくなります。監査対応や内部統制を意識する場合は、承認フロー、購買データ管理、ルール外購買の抑制機能を重視して選びましょう。

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既存システムや外部ECと連携できるか

すでにERP、会計システム、購買管理システムなどを導入している企業では、既存システムとの連携可否を確認しましょう。新しいシステムを単独で導入すると、かえって運用が複雑になったり、購買データが複数のシステムに分散したりする可能性があります。

購買管理システムで承認フローや購買データを管理できる場合は、その仕組みを活かしながら、外部ECやカタログ購買と連携する方法もあります。現場は使いやすい購買画面から商品を選び、管理部門は既存システム側で承認や購買データを管理できるので、運用を大きく変えずに購買体験を改善できます。

導入後の運用・定着支援まで見られるか

導入後の運用や定着支援まで確認しておくことも大切です。購買システムは現場担当者に使われ、購買データが蓄積され、管理部門がそのデータを活用できる状態になって初めて効果が出ます。

具体的には、以下の点においてサポートがどの程度あるかどうかを見ておきましょう。

• マニュアル整備
• 利用部門への周知
• 操作説明会
• オンボーディング
• ユーザーサポート
• 定着状況の確認
• 購買データの分析支援など

システムを選ぶ際は、機能だけでなく、導入後に現場へ定着させられるかまで含めて判断することが重要です。

エンタープライズモノタロウでできる間接材購買の改善方法

間接材購買の課題を改善するには、購買先や購買品目の集約、申請・承認フローの整備、購買データの可視化を進める必要があります。

そこでおすすめなのが、エンタープライズモノタロウです。エンタープライズモノタロウでは、購買管理システムをまだ導入していない企業向けの「モノタロウ ONE SOURCE Lite」と、既存の購買管理システムを活かせる「モノタロウ PunchOut」を用意しています。

ここでは、企業の状況に合わせて、エンタープライズモノタロウでできる間接材購買の改善方法を解説します。

これから購買管理を整えたい企業にはモノタロウ ONE SOURCE Lite

購買管理システムをまだ導入していない企業には、モノタロウ ONE SOURCE Liteが選択肢になります。モノタロウ ONE SOURCE Liteは、ECサイトと購買管理機能が一体になったソリューションです。工具、消耗品、備品、事務用品などの間接材購買を、商品検索から申請・承認、購買データ管理まで一つの流れで扱えます。

いきなり大規模な購買管理システムを導入するのではなく、まずはカタログ購買、承認フロー、請求明細データの管理から整えたい企業に向いています。拠点別・部署別・個人別の購入内容も確認できるため、購買先や品目が分散している企業でも、間接材購買の管理を始めやすくなります。

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既存の購買管理システムを活かしたい企業にはモノタロウ PunchOut

すでに購買管理システムを導入している企業は、既存システムを入れ替えずに、モノタロウ PunchOutで間接材購買を改善する方法があります。モノタロウ PunchOutは、企業が利用している購買管理システムと、モノタロウの扱う間接材・MRO商品のカタログサイトを連携する仕組みです。

現場担当者は、既存の購買管理システムからモノタロウの商品を検索・選定し、そのまま申請や承認に進めます。管理部門は承認フローや購買データを既存システム側で管理できるため、運用を大きく変えずに、外部ECでの個別購入や発注先の分散を抑えやすくなります。

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導入前の状況整理から相談できる

間接材購買の課題は、企業規模、拠点数、部署数、既存システムの有無、購買ルール、現場の運用状況によって異なります。そのため、最初から特定のシステム導入だけを前提にするのではなく、自社の購買状況を確認したうえで、適した改善方法を選ぶことが重要です。

たとえば、購買管理システムをまだ導入していない企業であれば、モノタロウ ONE SOURCE Liteで購買管理の基盤を作る方法があります。一方、すでに購買管理システムを導入している企業であれば、モノタロウ PunchOutで既存システムと外部ECを連携し、現場の購買体験を改善する方法があります。

よくある質問

間接材購買システムを検討する際は、購買管理システムとの違いや、自社に必要かどうかで迷うことがあります。ここでは、間接材購買をシステムで管理するうえで、よくある疑問に回答します。

間接材購買システムと購買管理システムは同じですか？

厳密には、同じ意味で使われる場合もありますが、指している範囲が異なることがあります。

購買管理システムは、企業の購買業務全体を管理するための仕組みです。直接材と間接材の両方を管理できるものもあれば、間接材の購買に強みを持つものもあります。一方で、間接材購買システムという言葉は、工具、備品、消耗品、事務用品などの間接材購買を管理するためのシステムやソリューションを指して使われることが多いです。

間接材購買システムは大企業だけに必要ですか？

間接材購買の課題は、大企業ほど顕在化しやすい傾向があります。拠点数、部署数、品目数、取引先数が多くなるほど、発注先の分散、承認フローの複雑化、購買データの分散が起こりやすくなるためです。

ただし、間接材購買システムは大企業だけに必要なものではありません。中堅企業でも、発注先が増えている、承認に時間がかかる、購買データがまとまらない、現場ごとに購入ルールが異なるといった状態であれば、導入や見直しを検討する価値があります。

既存の購買管理システムがある場合でも見直しは必要ですか？

既存の購買管理システムがある場合でも、見直しが必要になることがあります。

たとえば、システムを導入していても現場で使われていない、外部ECで個別に発注している、購買データが複数の場所に分散している場合は、改善の余地があります。承認フローは整っていても、現場の商品検索や発注作業が使いにくければ、システム外の購買が残りやすくなります。

まず何から始めればよいですか？

まずは、現在の購買実態を把握することから始めます。購買品目、発注先、購入金額、発注頻度、承認フローを洗い出し、どこに無駄や負担があるのかを確認しましょう。

そのうえで、推奨品、標準品、承認ルール、既存システムとの連携の重視度合いなどの全体の運用方針を決めていきます。現状が曖昧なままシステムを導入すると、発注先の分散や承認ルールのばらつきが残ったままになり、期待した効果を得にくくなります。

まとめ

間接材購買は、工具、消耗品、備品、事務用品など、日々の業務を支える物品を調達する業務です。一つひとつの購入金額は小さくても、部署や拠点ごとに発注先や購買品目が分散すると、コスト増加、承認作業の煩雑化、購買データの分散、現場担当者の業務負担につながります。

こうした課題を改善するには、購買先や購買品目を集約し、申請・承認フローを標準化し、購買データを可視化できる仕組みを整えることが重要です。ただし、システムを導入するだけでは十分ではありません。導入前に、現在の購買品目、発注先、購入金額、承認ルール、既存システムとの関係を確認し、自社に合う運用を設計する必要があります。

間接材購買の管理方法は、企業の状況によって異なります。これから購買管理の仕組みを整えたい場合はモノタロウ ONE SOURCE Lite、既存の購買管理システムを活かしたい場合はモノタロウ PunchOutのような選択肢があります。自社に合う方法を知りたい方は、お気軽にご相談ください。