購買管理システムは、発注から購買に至るまでの一連の業務を一元化し、効率化するためのシステムです。購買管理システムを導入することで、購買業務の効率化や、コスト削減にも効果が期待できます。しかし、導入を検討する際に、どのくらいの費用がかかるのか、どの購買管理システムを選ぶべきか悩む企業も少なくありません。

この記事では、購買管理システムの費用相場と内訳、選び方のポイント、そして費用対効果の高いおすすめ購買管理システムについて詳しく解説します。

関連資料：～自社に合ったシステムの要件設定で比較・検討する～購買システム、どうやって選ぶ？

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購買管理システムの費用相場

購買管理システムの費用は、初期費用が0円～1,000万円、月額費用が0円～50万円ほどと、購買管理システムの種類や規模によって大きな差があります。大規模な企業（従業員1,000名以上）で広く利用する場合は月額数十万円程度かかることがありますが、小規模な企業や利用する機能が限定的な場合は数万円台から、場合によっては無料で利用できるものもあります。

かかる費用項目

購買管理システムの導入・運用には、主に以下の費用が発生します。

• 初期費用: 購買管理システムの導入時に一度だけ発生する費用です。ハードウェアやソフトウェアの購入費、導入支援、コンサルティング、初期設定などの開発費や既存システムからのデータ移行などにかかります。後述する「クラウド型」の場合は不要なケースも多いですが、「オンプレミス型」や「フルスクラッチ型」では100万～1000万円など高額になる傾向があります。
• ライセンス費用: ソフトウェアを利用する権利に対する費用です。1契約ごとに発生する場合と、利用者数に応じて1ユーザーあたりに発生する「ユーザーライセンス費用」（サブスクリプション費用とも呼ばれる）があります。利用人数が多いほど高くなる傾向があります。
• カスタマイズ費用: 購買管理システムを自社の業務フローやニーズに合わせて変更・追加する際に発生する費用です。ベンダーに依頼する場合、内容や変更数に応じて費用が異なります。パッケージ型ではデフォルト機能が基本で、後からカスタマイズすると費用がかさむケースもあります。
• サポート・保守費用: システムが正常に稼働し続けるためのメンテナンスやトラブル対応、セキュリティ対策、バージョンアップなどにかかる費用です。月額または年額で発生します。

形式や機能・目的・開発形態によって費用が変わる

購買管理システムは、その提供形態や開発方法によって費用相場が大きく異なります。

• クラウド型（SaaS型）
  • 概要: インターネット経由でシステムを利用する形態です。初期費用を抑えやすく、導入・運用が手軽なのがメリットです。
• オンプレミス型（パッケージ型）
  • 概要: 自社のサーバーにソフトウェアをインストールして運用する形態です。カスタマイズ性が高く、自社の業務形態に合わせて柔軟に対応できるのが強みです。
• フルスクラッチ型

概要: ゼロから自社専用にシステムを開発・構築する形態です。自社のニーズに完全に合致した最適なシステムを構築できるというメリットがあります。

各特徴と、費用相場は下記のようになっています（システムによって違いは生じます）。

	概要	特徴	費用相場
クラウド型	インターネット経由でシステムを利用する形態初期費 用を抑えやすく、導入・運用が手軽なのがメリット	定期的に購入する物品をオリジナルカタログとして作成できる機能 外部カタログとの連携機能	初期費用は0円～数十万円 月額費用は0円～数十万円と幅広い ユーザー数、発注明細数、データベース作成数などによって変動
オンプレミス型（パッケージ型）	自社のサーバーにソフトウェアをインストールして運用する形態 カスタマイズ性が高く、自社の業務形態に合わせて柔軟に対応できるのが強み	既存システムとの連携に強みを持つことが多い	パッケージ型の場合は月額10万円前後が一般的 自社サーバーでライセンスを買い取ってカスタマイズする場合は、初期費用が100万円〜1,000万円程度、年額10万円〜40万円程度の保守費用が発生
フルスクラッチ型	ゼロから自社専用にシステムを開発・構築する形態 自社のニーズに完全に合致した最適なシステムを構築できるのがメリット	カスタマイズ性が高い 高度な技術や知識を持つエンジニアが必要	初期費用として1,000万円以上、月額50万円程度の管理費がかかる

購買管理システムの費用　失敗しないための判断ポイント

価格も機能も多種多様な購買管理システムの中から、自社に本当に必要なシステムを適正価格で選ぶには、どうすれば良いのでしょうか。この章ではいくつかポイントを挙げていきます。

ポイント1：価格だけでシステムの価値は決まらない

述べてきた通り、購買管理システムの費用は非常に大きな幅があります。種類も多いため、「費用が安いからこれでいいのでは？」または「費用が高くスペックが高いからこれがいいだろう」といった安易な考えに陥るのは危険です。費用が安くても、自社に必要な機能がそろっていなかったり、購買が不便であったりすれば、購買管理システム導入が無駄な手間になってしまいます。また、逆に費用感が高く機能が充実している購買管理システムであっても、自社の必要な要件と見合っていなければオーバースペックとなり使いこなせない可能性もあります。目先の価格だけで安易に選ぶのではなく、長期的な視点で自社にフィットするかどうかを見極めることが重要です。

ポイント2：自社に必要な要件を洗い出す

自社において、購買管理システムを導入する目的は何か、それを達成するために必要な要件は何か、を考えます。

例えば、業務効率化のために導入するのであれば、現状の業務フローで何に時間がかかっているのか、購買管理システムのどの機能を使えば時間が短縮されるのか、を考える必要があります。ただ単に紙での処理をデジタルにしただけでは、効率化にならない場合もあります。

ガバナンス強化のために導入するのであれば、透明化を実現するためのデータの見やすさや、承認機能などの充実が必要になります。

また、使用する人数が多い場合、どの程度の人数になるかをあらかじめ見積もっておくことで、ライセンス費用も計算しやすくなります。

購買管理システムを使うことに慣れていない企業の場合、サポートが手厚い購買管理システムを選ぶことも重要でしょう。

逆に、必要のない機能・優先度の低い機能も洗い出しておくと、選ぶ時の参考になりやすいです。

ポイント3：どのような購買プロセスが適切か考える

自社に必要な要件を書き出すとともに、購買管理システムを導入した場合の購買プロセスについて考えるのも重要です。購買管理システムは導入したが業務プロセスは変えずにいたい…となると、十分な効果が得られない可能性もあるため、導入効果を最大限に活かすプロセスをイメージしましょう。実際に社内で使ってもらう必要もあるため、自社の各現場で使われる場面も想像し、自社に合うか考えましょう。

ノーリスクで始めてみたい！初期費用・月額0円で始められるシステムの紹介

安いという理由だけで購買管理システムを選ぶのは早計ですが、「まずは試してみたい」「コストを抑えて導入したい」という企業向けに、初期費用や月額費用が無料の購買管理システムや、無料トライアル・デモを提供している購買管理システムも存在します。自社の要件に合う機能がそろっている場合、まずはスモールスタートとして導入をしてみるのも1つの手です。例えば、購買業務の多い部署に限定して試験導入し、実際の使用感を確かめてから本格導入を検討する、といった進め方もおすすめです。初期費用や運用費がかからない無料プランがある購買管理システムを紹介します。

• モノタロウ  ONE SOURCE Lite（株式会社MonotaRO）: 初期費用・運用費が完全無料で利用できるクラウドサービスです。モノタロウのECサイトの使い勝手そのままに、請求単位や支払条件などを設定でき、承認機能や管理機能も充実。ユーザーサポートの強さも魅力です。業務プロセスの効率化とコスト削減に役立ちます。
• ビズネット（ビズネット株式会社）: 初期費用・月額基本料は基本機能については無料で使うことができます。ただし、ユーザーカタログや物流代行サービスなど、有料のオプションがあります。

これ以外にも、多くの購買管理システムで、無料トライアルやデモが提供されています。これにより、導入前に実際の操作感や購買管理システムが自社のニーズに合っているかを確認できます。例えば、intra-mart Procurement Cloudは、オンラインデモと自社専用環境でのトライアルが用意されており、有償版の全機能をユーザー数上限なしで試すことが可能です。

モノタロウ ONE SOURCE Liteの詳細は下記から確認できます。

ONE SOURCE Liteの詳細はこちら

まとめ

購買管理システムは、発注から購買までの一連の業務を一元化・効率化することで、購買コストの見直し・削減、購買作業の効率化、内部統制の強化など、多様なメリットをもたらします。

導入を検討する際は、まず自社の抱える購買課題を明確にし、その課題を解決できる機能が搭載されているか、既存システムとの連携は可能か、操作性は良いか、サポート体制は充実しているかといったポイントを総合的に考慮することが重要です。多くの購買管理システムが無料トライアルやデモを提供しているため、実際に試してみて、自社に最適な購買管理システムを見つけるのがおすすめです。