１. 外部購買管理システム導入の経緯

外部購買管理システム導入前の資材調達の問題点は｢見えない｣こと

当社の間接資材購買は大額品（発注量/金額ともに大きなもの）と簡易購買品（単価契約品、小額品）に区分されます。取引量の大小、工場ごと、地区ごと、品目ごとに1,000社以上と取引があり購買品も多岐に渡ります。
またその取引も地元の工具商や部品商、事務用品の会社などと従来からの付き合いが強く影響している状態で、効率的な購買を行っているとは言いがたい状況でした。特に簡易購買品の購買改革に取り組んでみると、大きく以下3点の問題点・課題点が見えてきました。

【課題1】見えない購買

当社では簡易購買品を単価契約品（＝購買する品目や数量が決まっている商品）と、小額品（＝都度見積もりを取るスポット発注）とに区分していますが、小額品は各工場や支店が数多くある中で誰が、いつ、何をどれだけ発注したかがわかりづらいものでした。同じ商品のボールペンひとつをとっても、発注する担当者によって表記が異なっていたり、おのおのの商品の明細ではなく｢事務用品一式｣のようなかたちで発注し支払処理を行っていました。
そういった事例が各現場単位で発生していたため、購買を通さない支払いも存在し、コンプライアンスや内部統制上の問題もありました。

【課題2】膨大な小額品の発注

簡易購買品の発注は年間12万件あり、その中で商品個々の購買頻度が低いため定番化されず都度見積もりを取っていた小額品の割合が8割以上を占め、購買担当は小額品購買に多くの時間を割いていました。そのため本来取り組みたい業務、つまり大額品の単価査定や交渉業務などに充てる時間を確保することにも苦労していました。
また、事務的な処理は全て所定の紙ベースで行っていたため、取引先とのやりとりにも膨大な手間や時間がかかっていました。

【課題3】ボリュームメリットの実現、データ分析が困難

2000年に自社システムを導入し、大額品は全て自社システムによる管理で効率化やコスト削減を図るとともに、年間12万件の簡易購買品に関する取引も電子化し、都度見積もりの低減・発注業務の簡素化・納期の短縮・検収業務の軽減、紙伝票の廃止など、業務の最適化を推し進めるため、外部購買管理システムの導入を決定しました。
簡易購買品取引の電子化を進める中で、いくつかの外部購買管理システムを比較検討し、自社システムとの相性や将来的な機能拡張性を考慮して「べんりねっと」の導入を決定しました。膨大な数の商品データを自社システムに持たせると、メンテナンスのための膨大な時間やシステム的な大きな負荷がかかるので、そのコストを考えても常にメンテナンスがなされ、最新の商品データがある外部購買管理システムの利用は賢明な選択だったと思います。

２. MonotaROとの連携で管理可能範囲が大幅に拡大

2000年から、導入の効果を見ながらシステムのバージョンアップに合わせてステップごとに管理対象商品を拡大していきました。［参考資料：図1］
2009年時点で、外部購買管理システムの利用割合は20％程度まで拡大しましたが、小額品から管理購買対象品へ移行する流れは頭打ちの感がありました。小額品の中でも、外部購買管理システムに商品がありそこから購買するパターンと、従来通りの発注方法によるパターンがあると、まず外部購買管理システムで商品の有無を確認し、商品がない場合には従来通りに発注する、という手間が発生してしまいます。

そのため、いかに多くの商品を外部購買管理システムでカバーできるかということがシステムを現場に浸透させる為の重要なファクターとなります。ちょうどそのころにMonotaROを紹介していただきました。
それまで、外部購買管理システムでは各ジャンルごとにカタログや商品を利用していましたが、MonotaROは、商品ジャンルを問わず1,800万点のアイテム数とデータベースがあり、まさに｢モノが足る｣、｢何でもそろう｣ところが非常に魅力的でした。
また、アイテム数に加え、ホームページの見やすさ、商品検索のしやすさ、ページの読み込み速度など、購買業務という視点からも圧倒的な利便性の高さを感じました。こうして、2010年の夏ごろよりMonotaROを利用開始いたしました。

３. MonotaRO導入後の効果

【MonotaROを利用するメリット】

（1）何でもそろう1,800万点の品揃え

購買頻度の低い商品、都度見積もりをとっていた商品を含め何でもそろいます。事務用品、清掃用品・洗剤、テープ、手袋、コンプレッサー・カプラ、作業工具等、ジャンルを越えた発注ができ、さまざまなメーカーのカタログやサイトを比べて時間をかけて商品を探していたのが、ひとつのカタログやホームページ（=MonotaRO）で何でも探すことができて、商品を探す手間が大幅に削減されました。

（2）ホームページの利便性の高さ

人気の高い610,000点の商品が当日出荷対象であり、納期を重要視する現場でも重宝しています。
都度見積もりを取る商品では、見積もり依頼⇒見積もり確認⇒承認⇒発注⇒納品⇒検収といった流れに時間がかかっていましたが、（1）や（2）の効果もあり、一度に素早く商品が発注可能となりました。

（3）商品選択から納品までのリードタイムの短縮

画面構成の見やすさ、スピーディかつ使いやすい検索システムは非常に優れています。B2B企業向けのサイトですが、他のEC通販サイトのようにスムーズに商品検索が可能です。

（4）小額品が可視化され、購買の統一、データ管理、データ分析も可能に

MonotaROを利用し、目に見えない膨大な小額品を管理購買することで、誰が、いつ、何をどれだけ発注したかが把握可能になりました。
その結果、バラバラだった購買が統一され、購買データの管理やデータの分析が可能になりました。

小額品発注業務量の62％削減⇒大額品の査定と交渉業務時間の確保⇒年間で数千万円のコスト削減に成功

外部購買管理システムを通じてMonotaROを利用することにより、これまで行っていた小額品のスポット発注にかかる購買担当者、現場担当者の業務量をそれぞれ62％、業務時間全体では10％削減することができました。その結果として、購買担当本来の仕事、つまり大額品の査定と交渉業務に充てる時間が確保できるようになり、コストの削減が可能となりました。（参考資料：図2、3）
また、小額品購買に関しても、購買担当が一日一件の見積もり検討を行うことを目標とし、その結果、年間で数千万円のコスト削減に成功するなど、着実に効果を出しています。

グループ全体での協同購買調達の実現

企業にとって、購買商品のデータを自社で持つことは、メンテナンス面やシステム負荷の面でも大きな負担となります。特に、購買頻度は低いがその数や種類が膨大であるロングテールな小額品を全て自社管理することは不可能といっても過言ではないでしょう。
実際、当社のMonotaRO利用実績では、注文回数が1回だけのものが全体の7割以上を占めています。これは、｢めったに買わないが必要となる商品｣、｢他でなかなか売っていない商品｣も全てMonotaROホームページを通じて購入できるということです。

これまで購買業務の効率化を進めてきた中で、現在でも年間50％を占める小額品も全て比較検討して見積もりを取り、安い方と取引するように言われたこともありましたが、そこにかかる時間、手間、人件費と小額品の相見積もりによる下がり幅の限界等を考えると、決して見合うものではありませんでした。

｢MonotaRO導入後の効果｣で述べたように、｢小額品購買では時間と手間を削減し、その削減した時間で大額品の査定や交渉業務をする｣、また“見えるようになった”小額購買品を1日1件競争見積もり検討するとという目的を明確にし、購買管理システムを利用していくことが非常に重要だと認識しています。
MonotaROの利用開始の影響もあり簡易購買品の中で30％を管理購買対象とする目標をすでに達成することができ、さらなる業務の効率化を図っていったところ現状、45％まで管理購買対象へと到達することができました。今後も管理購買対象品の割合を拡大させて、さらなる効率化を目指します。